Capitulo 3 – A Empresa e os sistemas de informação
3.1 – Conceitos iniciais
É importante entendermos que este conceito nem sempre esta relacionado com a computação, sistemas é o conjunto de elementos interdependentes, um todo, partes que se interagem em um todo complexo, Polloni afirma a um conjunto de partes que concorrem para o mesmo objetivo.
Um sistema é composto de partes menores, que mantém a mesma característica, são chamados subsistemas.
Sistema é uma entidade que tem a capacidade de manter certo grau de organização em face de mudanças internas ou externas, composto de um conjunto de elementos, em interação, segundo determinadas leis, para atingir um objetivo específico.
3.2 – A Empresa vista como um sistema
Os sistemas podem ser abertos ou fechados:
Fechados – Não apresentam interação com o ambiente externo e por conseqüência o ambiente não interage com o sistema.
Aberto – Completamente o oposto do fechado.
Bertalanfy afirma que o organismo é um sistema aberto, em um sistema fechado nada entra ou sai, não há importação ou exportação, não há mudanças. Por isso podemos considerar que as empresas possuem sistemas abertos.
No TGS – Teoria geral dos sistemas, identificamos três componentes básicos:
Entrada, Processamento e Saída.
3.3 – Componentes de um sistema
Objetivos – é a finalidade para o qual o sistema foi criado.
Entrada - A energia e insumos transformados pelo sistema;
Processamento - O processo usado pelo sistema para converter os insumos retirados do ambiente, para obtenção de produtos para consumo do próprio sistema ou serem devolvidos ao ambiente;
Saída - O produto ou serviço resultante do processo de transformação do sistema.
Controle e avaliação - As atividades e processos usados para avaliar as entradas, processamentos e saídas, de modo a permitir as ações corretivas.
Retro alimentação - feedback - Informações sistemáticas sobre algum aspecto do sistema, que possam ser utilizadas para avaliar e monitorá-lo, de modo a melhorar seu desempenho.
Primeiramente para que a organização tenha um sistema, ela tem de ter um objetivo, claramente falando, a fabricação do seu produto de modo geral, estes objetivos são alimentados pelas entradas, processada em sua linha de produção e tem se o produto acabado. Por meio do controle de avaliação, os mecanismos utilizados identificarão falhas e através da retro alimentação as estradas, o processamento e até mesmo as saídas são corrigidas. Este processo continuo do sistema tende sempre ser atualizado e melhorado.
3.4 – Sistemas de informação
A principal função de um SI é transformar as informações, que são dados de significado e relevância, em informações úteis para tomadas de decisões.
Sistema – são partes que formam uma estrutura organizada, a fim de executar atividades;
Informação – é o resultado do tratamento dos dados utilizados.
Então SI é o processo de coleta, armazenagem, recuperação e processamento de informações, que serão em forma de relatórios utilizados na estrutura decisória da organização.
3.5 – Dimensões dos sistemas de informação
Normalmente os SI estão interligados com a TI, pois à medida que a empresa se desenvolve suas informações aumentam, ai o processo fica cada vez mais complexo, conforme o Prof. Cícero salientou, a necessidade da informática neste ponto é vital, pois o computador não erra em cálculos, contudo pode afirmar que um SI simplesmente é um produto de três componentes: tecnologia, organização e pessoas. Não se pode determinar a dimensão do SI sem entendermos as dimensões em nível de organização x pessoas e tecnológicas.
Esta dimensão tecnológica se baseia em banco de dados, assim precisamos observar os aspectos de hierarquia, cultura e divisões, isso sugere que precisamos compreender a organização e a organização as pessoas e Sis.
3.6 – Sistemas empresariais básicos
Sabendo dos conceitos dos Sis, iremos associá-los a estrutura organizacional, uma visão esquemática facilitara a caracterizarmos o nível organizacional. Assim podemos direcionar os SIs e identifica-los em cada nível organizacional ele se aplica. No próximo capitulo o Prof. Cícero explica o funcionamento de todos os SI e suas aplicações em cada nível organizacional. Mas por este breve esquema já se pode traçar uma infra-estrutura da organização, já podendo enxergar onde cada sistema se encaixa em cada nível e departamento.
O nível operacional exige um SI normalmente relacionados a controle e conferencia, no nível tático e gerencial, na figura acima descrito como conhecimento e gestão – dá suporte a tomada de decisões através de relatórios gerenciais e finalizando o nível estratégico refere-se a problemas não muito identificáveis e não repetitivos voltados à alta direção – o alto executivo sabe que tem um problema em tal célula de produção, mas não precisa saber que um parafuso quebrado parou a célula, ele somente terá um alerta de problemas é obvio.
3.7 – Utilização de SIs na industria
Como a função do SI é fornecer suporte para o gestor da organização através de relatórios, a organização por meio de atividades planejadas pode ter uma previsão de produção, monitorando estoque e processos. Assim estes sistemas podem detectar falhas e mostrar para os gestores estratégias para mudar planos de entrega, por exemplo, alem disso o SI alimenta diretamente seistemas táticos que coodenam custos e entrega, a ponto de chegar a um nível de produção JIT – Just in time.
3.8 – Utilização de sistemas de informação de finanças
Aqui é onde entra o CFO - Chief Financial Officer – o cara que manda em todas as transações de dinheiro da empresa. Em uma matéria hospedada no http://www.scribd.com/doc/4710914/TI-FINANCAS, os CFO afirmam que SIs de finanças bem operados podem superar os outros SIs, tornando uma arma letal contra concorrentes, onde ações estratégicas inimagináveis podem surgir e surpreender o mercado. O subsidio que o CFO tem diante de um SI permite uma organização de finanças por meio de históricos e atuais das atividades financeiras, projeções futuras e monitoramento dos recursos da empresa.
Interessante notar que antes de partir para os gastos internos ele tem acesso a informações de necessidade de investimentos e um banco de dados de cotações – invoices – ainda assim ele analisa a os benefícios de tais. Somente então ele parte para investimentos de compras e analise de entregas. O SI como mostrado no diagrama do livro do Prof. Cícero deixa claro a atuação logística e possíveis variáveis podem ser previstas antes da implantação do produto, analise de viabilidade – é a figura 10, da pagina 65.
3.9 – Utilização de sistemas de informação de RH
Este sitema fornece subsídios ao gestor de pessoas da organização um planejamento de atividades e previsões nas diversas áreas dos Recursos humanos, como estruturação de um CHA de cargo e candidato, folhas de pagamento. Encontrei um assunto interessante http://www.frb.br/ciente/2006_2/ADM/ADM.CALDAS.etal.F1%20_Rev.16.11.06_.revisado.pdf ]
Uma apresentação hospedada no Scribd [http://www.scribd.com/doc/2258775/TRANSPARENCIAS-AULA-01-RH-1-PERIODO] Mostra a complexidade do departamento de RH e a necessidade de um SI que supra as carências para que este departamento gerencie todos estes dados e transforme em dados confiáveis.
3.10 – Utilização de sistemas de informação de Marketing
Marketing é a área do conhecimento que engloba todas as atividades concernentes às relações de troca, orientadas para a satisfação dos desejos e necessidades dos consumidores. Tais necessidades e desejos são satisfeitos mediante a compra de produtos e serviços, esta compra pode ser impulsionada por uma necessidade fisiológica (alimentação, abrigo, frio) ou psicológica (status, segurança, diversão, etc.). Consiste em gerenciar as informações de marketing por meio de previsão e necessidades do cliente. Na cadeia abaixo podemos ver a complexidade de troca de informações e pro atividades dos profissionais em Marketing em obter e organizar dados, da-se então o SIM – Sistema de Informação para Marketing
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